6 wskazówek, jak być dobrze zorganizowanym

Spis treści

jak być dobrze zorganizowanym

Aby maksymalnie zoptymalizować swój czas, musisz nauczyć się dobrze organizować. Twój dzień nie powinien być ustalany rano, kiedy przychodzisz do biura. Wiedza o tym, czego można się spodziewać, pomoże Ci uniknąć nieoczekiwanych sytuacji w jak największym stopniu. Poświęć czas, którego potrzebujesz, aby skonfigurować swój harmonogram. Oto 6 wskazówek, jak być dobrze zorganizowanym.

1. Zaplanuj swoje działania.

Nie możesz śledzić wszystkich swoich spotkań i innych działań. Planowanie wszystkiego w dzienniku może znacznie ułatwić Ci życie. Jest to nawet istotny punkt, który zmniejszy Twój stres. Zostaw jak najmniej miejsca na nieoczekiwane zdarzenia, abyś miał pełną kontrolę nad swoim dniem. Nie planuj tylko na następny dzień. Zaplanuj różne okresy w tygodniu, a nawet w miesiącu, aby zachować długoterminowy pogląd na to, co czeka Cię w przyszłości. Wybierając takie ramy czasowe, będziesz w stanie zmienić lub dostosować swój harmonogram, jak chcesz. Można również skorzystać z możliwości włączenia czasu wolnego i czasu na radzenie sobie z nieprzewidzianymi sytuacjami. To doskonała okazja do połączenia różnych aktywności, a wszystko to bez żadnej presji!

2. Dostosuj możliwości do harmonogramu.

Planowanie dni z wyprzedzeniem daje Ci możliwość, której nie miałbyś, gdybyś tego nie robił: możliwość efektywnego dostosowania swojego harmonogramu. Zorganizuj cotygodniowy przegląd tego, co zrobiłeś, aby sprawdzić, czy twoje projekty postępują dobrze, czy twoje terminy są dotrzymywane. Możesz wtedy zaplanować wszelkie niezbędne zmiany. Kolejną korzyścią z takiej organizacji jest to, że sfinalizowanie harmonogramu na nadchodzący tydzień przed weekendem pozwala w pełni wykorzystać dni wolne od pracy. Aby jak najbardziej zoptymalizować swój plan zajęć, zadaj sobie pytanie, dlaczego zmieniłeś swój plan, aby uniknąć tego typu sytuacji w przyszłości. Bądź dalekowzroczny!

3. Określ priorytety.

Musisz pogodzić się z tym, że niekoniecznie będziesz w stanie zrobić wszystko w ciągu jednego dnia. Aby zachować jak największą wydajność, ustal priorytety. Kiedy tworzysz swoją agendę, zawsze pamiętaj, aby zrobić ten krok wcześniej, abyś o nich nie zapomniał. Nie wahaj się uczynić tego, co pozostaje priorytetem w twoim harmonogramie, znacznie bardziej widocznym. W przeciwnym razie będziesz musiał radzić sobie z nimi w ostatniej chwili, co spowoduje wzrost adrenaliny i spadek jakości Twojej pracy. Zawsze daj trochę więcej czasu dla tych zadań, aby być zakończone, aby umożliwić dla każdego rodzaju nieprzewidzianych sytuacji.

4. Wyznacz czas dostępności dla innych.

Aby pozostać zorganizowanym przez cały dzień, musisz myśleć o każdym szczególe. Co jeszcze możesz zaplanować? Aby nie przeszkadzać Ci w każdej minucie, zaplanuj sobie wolny czas. Przekaż je wszystkim swoim pracownikom, aby nie przeszkadzali Ci poza wyznaczonymi przedziałami czasowymi. Umieść je w strategicznych momentach. Pamiętaj, że Twoja koncentracja nie może pozostać optymalna przez cały dzień. Znajdź czas, w którym Twoja efektywność jest znacznie obniżona, aby umieścić szczeliny czasowe, w których można Ci przeszkadzać. Aby uzyskać porządek nawet w tym czasie, nie wahaj się skonfigurować systemu rezerwacji wizyt z wyprzedzeniem. Dzięki temu będziesz miał więcej czasu na przygotowanie się do spotkania. Bądź zorganizowany w każdych okolicznościach!

5. Nie organizuj zbyt wielu spotkań.

Organizowanie spotkań jest nadal niezbędne dla sprawnego funkcjonowania firmy. Nie należy jednak planować ich zbyt wiele. Mogą one szybko przerodzić się w spotkania i być stratą czasu. Organizacja może stać się trudniejsza, jeśli liczba spotkań jest zbyt duża. Może również dojść do obniżenia motywacji uczestników. Zaplanuj spotkanie tylko wtedy, gdy wymaga tego sytuacja i gdy wszystko można przygotować. Zanim cokolwiek ustawisz, zadaj sobie pytanie, czy wiadomość, którą chcesz przekazać, można zrobić za pomocą prostego e-maila lub notatki. Jeśli to wystarczy, nie trać czasu na niepotrzebne spotkanie. Za każdym razem zadawaj sobie pytanie, o co chodzi.

6. Unikaj zbyt częstego mówienia.

Bez względu na to, w jakiej sytuacji się znajdujesz, kiedy masz do czynienia z ludźmi, nie trać niepotrzebnie czasu na zbyteczne dyskusje. Ryzykujesz, że wyjdziesz poza swój plan i nie zmieścisz się w czasie przeznaczonym na ten moment. Trzymaj się meritum. Będzie to wyrazem szacunku dla obecnych i da im więcej czasu na wypowiedź i podzielenie się swoimi poglądami. Zawsze szukaj najszybszego sposobu na przekazanie swojej wiadomości i poznanie opinii innych. Twój program nie będzie już zmieniany przez niekończące się przemowy. Stań się w tym mistrzem!

W życiu przedsiębiorcy jednym z kluczy do sukcesu jest organizacja. Zachowanie pełnej kontroli nad swoim czasem oznacza, że nie będziesz zaskakiwany przez nieprzewidziane zdarzenia i nie pozostawisz sobie miejsca na stres. Dokładnie zaplanuj wszystkie swoje przyszłe działania. Wykorzystaj to i postaraj się jak najlepiej zharmonizować swoje życie zawodowe z prywatnym. Dodaj osobiste zajęcia do swojego harmonogramu, aby budować swoje dni wokół i dać sobie czas. Pomoże Ci to zachować skuteczność.

72 / 100

SZUKAJ W SERWISIE

Szukaj

najnowsze wpisy