Czas to pieniądz, a jego zdobycie zależy od tego, jak produktywnym udaje się być. Efektywne zarządzanie czasem nie jest jednak proste. Osiągnięcie celu wymaga samodyscypliny, a do tego trzeba poczekać, zanim narzucony sobie rygor wejdzie w krew. Mimo wszystko warto spróbować. Od czego zacząć?
Zalety poprawy swojej produktywności
Na początek warto zadać sobie pytanie, po co w ogóle chcesz stać się bardziej produktywny. Dobra organizacja czasu nie jest przecież sztuką dla sztuki. Zacznij więc od spisania listy swoich priorytetów. Być może będą nimi np. chęć poświęcenia większej ilości czasu rodzinie, zajęcie się swoim dawno zapomnianym hobby lub zdobycie nowych kwalifikacji przybliżających do awansu w pracy.
Nie wiem, co skłania Cię do przemyślenia swojego dotychczasowego sposobu zarządzania czasem. Wiem za to, że dzięki temu uda Ci się zrealizować te cele. Oprócz tego zyskasz też coś niezależnego od powodów zmiany – lepsze zdrowie psychiczne. Zmiana nawyków zmniejszy Twój stres wynikający z myślenia o niezrealizowanych zadaniach w pracy i braku chwil dla bliskich osób.
Metody polepszania produktywności w życiu prywatnym i pracy
Od poprawy dotychczasowej produktywności dzielą Cię tylko cztery kroki. Co ważne, za tym coachingowym frazesem nie kryją się żadne wielkie wyrzeczenia. Nie mam zamiaru namawiać Cię do rezygnacji z przyjemności, a jedynie rozsądnego gospodarowania czasem spędzonym na takich czynnościach.
Co więc możesz dla siebie zrobić? Spróbuj:
- zapisywać to, co robisz w ciągu dnia;
- wyeliminować złe nawyki;
- zmniejszyć liczbę czynności, które wykonujesz jednocześnie;
- robić sobie przerwy w regularnych odstępach czasu.
Zapisywanie wykonywanych czynności
Poprawę swojej wydajności zacznij od spisywania tego, co danego dnia robisz. Bądź przy tym skrupulatny. Notuj nie tylko nazwy kolejnych aktywności, ale także czas na nich spędzony. Dzięki temu zobaczysz, ile godzin marnujesz na niektóre czynności. Bądź też cierpliwy. Swojego sposobu zarządzania czasem nie poprawisz z dnia na dzień. Daj sobie jeden pełny tydzień na prowadzenie notatek.
W zrozumieniu tego, co zajmuje Ci czas, mogą pomóc inni ludzie. Niewykluczone, że osoba, z którą dzielisz mieszkanie, ma swoje przemyślenia, co do Twoich nawyków. W ten sposób dajesz sobie szansę na uzupełnienie listy codziennych czynności o aktywności, na które nawet nie zwróciłeś uwagi.
Eliminacja złych nawyków
Spisywanie tego, co robiłeś przez poprzedni tydzień, pozwoli Ci dojrzeć, co powinieneś zmienić. Jeśli z notatek wynika, że za długo przeglądasz media społecznościowe, po prostu wyznacz sobie limit czasu na ich śledzenie. Może być to np. pół godziny dziennie, do tego wyłącznie w czasie wolnym. W ciągu dnia pozwoli Ci to w pełni skupić się na innych czynnościach, a przy tym wykonać je szybciej i zyskać dodatkowe godziny w ciągu doby.
Rugowanie złych nawyków polega też m.in. na rezygnacji z bezcelowego korzystania z mediów. Jeżeli więc przejrzałeś w internecie wszystko, co chciałeś, po prostu wyłącz smartfon lub komputer i zacznij robić coś, co zostało odłożone na później. Możesz zająć się np. wcześniejszym przygotowaniem śniadania do pracy lub zrealizowaniem kolejnej lekcji języka, którego się uczysz. Analogicznie podejdź do bezproduktywnego skakania po kanałach telewizyjnych.
Ograniczenie wielozadaniowości w pracy zdalnej
W życiu prywatnym wielozadaniowość wymagająca wyeliminowania to względnie rzadkie zjawisko. Nie ma przecież nic złego w jednoczesnym wrzuceniu ubrań do pralki i gotowaniu obiadu. Wręcz przeciwnie, to godna pochwały produktywność. Problem z nią miewają jednak niektóre osoby pracujące zdalnie.
Jeśli jesteś jednym z tych ludzi, którzy wykonują obowiązki służbowe z domu (w całości bądź hybrydowo), wyeliminuj niezwiązane z nią czynności. Podlewanie roślin na balkonie czy odkurzanie pokojów mogą poczekać. Dzięki temu powierzone Ci zadania skończysz szybciej. Nie pozwól, by w ich trakcie przeszkadzali Ci domownicy. Niestety, nadal nie wszyscy rozumieją, że praca z domu to też praca.
Zarządzanie przerwami
Człowiek produktywny to człowiek wypoczęty. Właśnie dlatego zadbaj o regularny sen i robienie sobie przerw w ciągu dnia. Nawet kilka minut przerwy od pracy przy komputerze pomoże Ci wrócić do wykonywania zadań z większą energią. Co więcej, jeżeli dużo czasu spędzasz przed ekranem, w trakcie przerwy nie korzystaj ze smartfonu lub tabletu.
Nie jestem coachem, który zamierza Ci udowadniać, że wszystko bywa możliwe. Zdaję sobie sprawę, że w wielu zawodach przerwa to rzadki luksus. W takiej sytuacji wykorzystuj maksymalnie to, co możesz.
Jeśli pracujesz np. w magazynie, w wolnej chwili staraj się usiąść i daj odpocząć nogom. A może jesteś kierowcą? W takim przypadku po zjeździe na parking lub pętlę postaraj się trochę pochodzić.
Dodatkowe triki pozwalające poprawić produktywność
Produktywność to, oprócz kreatywności i elastyczności, jedno ze słów-wytrychów używanych w biznesie. Pustosłowiu naprawdę jednak można nadać sens. Małymi krokami uda Ci się dojść do celu, który sobie wyznaczysz. Pamiętaj, że w tym, co będziesz robił, nie musisz być perfekcyjny. Jesteśmy ludźmi, a nie maszynami. Nasze życie jest zbyt krótkie, by spędzać je na wykonywaniu tylko potrzebnych rzeczy.
Co ważne, nie przejmuj się też niepowodzeniami. Gdy jednak uznasz, że pewnych spraw nie umiesz dostatecznie kontrolować, sięgnij po pomocne aplikacje. Przydać Ci się może np. program do regulowania cyfrowej równowagi. Dzięki niemu dowiesz się, ile czasu spędzasz na korzystaniu z poszczególnych aplikacji i ustawisz sobie cel pozwalający ograniczyć ich używanie. Pomocny bywa smartwatch, a konkretnie funkcja przypominania o konieczności zrobienia kolejnej przerwy.
