Jak zarzadzac czasem

Jeszcze do niedawna byłem zdania, że 24-godzinna doba jest zdecydowanie za krótka na to, żeby załatwić wszystkie swoje najważniejsze sprawy i jeszcze znaleźć czas na przyjemności. Doskonale zdaję sobie sprawę, że obraz współczesnej rzeczywistości wcale nie pomaga, bo deadline goni deadline, dzieci w końcu też potrzebują ojca, a przecież przydałoby się jeszcze trochę popracować na samodoskonaleniem. Gdzieś warto jeszcze wpleść czas na hobby…

Okazuje się jednak, że dobra organizacja czasu potrafi czynić cuda. Pisałem już trochę o tym, ale mam wiele nowych przemyśleń z którymi chętnie się z Tobą podzielę.

Wiesz, kilkakrotnie zdążyłem złapać się na tym, że tracę  dużo czasu i energii na czynności, które w ogóle nie powinny znaleźć się w moim grafiku. Teraz zdecydowanie lepiej potrafię sobie radzić z natłokiem obowiązków, nie popadając przy okazji w marazm  – też tak czasem masz, że siadasz i myślisz co poszło nie tak? Jednak dzięki kilku prostym wskazówkom przekonasz się, że mądre zarządzenie czasem to cenna umiejętność, która ułatwi życie Tobie i Twoim bliskim.

Zaprzyjaźnij się z kalendarzem

Jednym z narzędzi, które pozwoli Ci znacznie lepiej odnaleźć się w ,,szarej rzeczywistości” jest kalendarz – w telefonie czy w w formie papierowej. Niby nic wielkiego, ale sam szybko się przekonasz, że nie będziesz już potrafił wyobrazić sobie bez niego życia. Kalendarz powinieneś mieć zawsze pod ręką, co pozwoli Ci zapisywać wszystkie najważniejsze wydarzenia i zobowiązania, które wiszą nad tobą jak czarne chmury. Nawet jeśli jesteś tradycjonalistą i lubisz zapach i dotyk papieru, to istnieje szansa, że gdzieś go przypadkiem posiejesz i cały misterny plan…. Dlatego polecam kalendarze elektroniczne, które nie tylko odciążą Twoje styrane nerwy, ale i barki, bo nie będziesz musiał za każdym razem tachać ze sobą dodatkowego tomiszcza.

Możesz skorzystać z kalendarza Google, który sprawdza się całkiem przyzwoicie i posiada szereg funkcji, które ułatwią Ci zarządzanie obowiązkami. Co ważne, dane zapisane w googlowskim kalendarzu możesz odtworzyć również na innych urządzeniach, dzięki czemu będziesz przygotowany na każdą ewentualność. Świat nie kończy się przecież na apkach od Google’a – w sklepach mobilnych znajdziesz dziesiątki programów wartych Twojej uwagi, które przede wszystkim ułatwią Ci układanie dziennego harmonogramu. Nawet jeśli wydaje Ci się, że z technologią jesteś raczej na bakier, to obsługa takich aplikacji nie powinna sprawić Ci większych problemów. Wystarczy, że poświęcisz jeden wieczór na przetestowanie kilku kalendarzy elektronicznych i wybierzesz ten, który faktycznie może stać się Twoją prawą ręką.

Nie planuj na ostatnią chwilę

Najgorsze co możesz zrobić to totalnie dać się ponieść słowiańskiej fantazji. Spontan jest dobry, kiedy nie masz na głowie spłaty kredytu hipotecznego czy przygotowań do projektu, od którego zależy Twoja dalsza kariera w firmie. Im bardziej dojrzewam, tym coraz bardziej cenię sobie uporządkowane życie, bo zdecydowanie lepiej radzę sobie z dobowym rytmem. Dlatego jeśli do tej pory byłeś zwolennikiem planowania dnia w czasie porannego golenia, to pora zmienić swoje nie do końca dobre nawyki. Strategią, która pomoże Ci wznieść Twoją produktywność na całkiem nowy level jest planowanie z wyprzedzeniem. Uwierz mi, że kładąc się wieczorem do łóżka ze skrupulatnie ułożonym planem na następny dzień będziesz spał jak niemowlę.

Planując dzień z odpowiednim wyprzedzeniem dajesz sobie czas na przeanalizowanie wszystkich wariantów, dzięki czemu zdecydowanie łatwiej będzie Ci wybrać ten najbardziej optymalny. Z własnego doświadczenia wiem, że budząc się z gotowym planem działania w głowie odczuwam mniejszą presję i stres mnie zżera, co wcześniej czasem mi się zdarzało. Dlatego wieczorem otwórz sobie zimne piwko czy nalej sobie szklaneczkę dobrego whiskacza i poświęć tych 30 minut na ułożenie (prawie) perfekcyjnego harmonogramu. Z czasem staniesz się mistrzem w wieczornym planowaniu dnia czy całego tygodnia, co automatycznie oznacza większą produktywność również w domu. Wypracowanie pewnych schematów zabiera trochę czasu, ale szybko zrozumiesz, że wysiłek prędzej czy później popłaci. Oczywiście miej z tyłu głowy przysłowiowy plan B. Wiesz, w końcu wszystkiego nie dasz rady zaplanować.

Nie staraj się sam zbawić świata

Na Twoim biurku piętrzą się coraz większe sterty dokumentów i innych papierków, którym niewiele brakuje do tego, żeby runąć jak domek z kart? Jest to jeden z pierwszych niepokojących sygnałów świadczących o pracoholizmie, a raczej chorobliwym perfekcjonizmie, który nie pozwala Ci zlecić części zadań Twoim podwładnym. Jestem przekonany, że cenisz ich kompetencje, ale jakiś głos z tyłu głowy cały czas nawija jak katarynka, że jednak sam powinieneś odwalić całą brudną robotę. Czas pogodzić się z tym, że sam świata nie zbawisz, a tylko przeszkodzisz sobie w realizacji celów o największym priorytecie. Nic Ci się nie stanie, jeśli od czasu do czasu podzielisz się obowiązkami ze swoimi kumplami z biura. Nie ma też co popadać ze skrajności w skrajność i perfidnie wysługiwać się innymi, bogu ducha winnym stażystami. Do załatwienia zostaw sobie te obowiązki, które rzeczywiście powinieneś odhaczyć osobiście, ale jakieś mniejsze czy większe pierdoły powierz swojej oddanej świcie. Twoja duma na tym nie ucierpi, a zyska Twoja organizacja czasu, którego powinieneś mieć teraz znacznie więcej.

Załatwiaj sprawy od najtrudniejszych do najprostszych, nigdy odwrotnie

Perspektywa rozpoczęcia dnia od spraw, które najchętniej wyrzuciłbyś do kosza i nigdy do nich nie wracał może na początku wydawać się cholernie deprymująca, ale taka taktyka pomoże Ci spożytkować okres Twojej największej efektywności na załatwienie rzeczy, których pod koniec dnia w biurze raczej nie załatwiłbyś z taką zręcznością jak z samego rana. Jeśli do tej pory byłeś wierny zasadzie: „co masz zrobić teraz, zrób później”, radzę zmienić nastawienie. Może teraz pukasz się w głowę zastanawiając się, jakim cudem rozprawisz się z największym bagnem ledwo widząc na oczy, jednak gwarantuję Ci, że jeszcze mi za to podziękujesz. Jak ma Ci to pomóc w lepszym gospodarowaniu czasem? A no tak, że wykorzystując swoje „złote godziny koncentracji” szybciej poradzisz sobie z najtrudniejszymi zadaniami, a tych, które potrafisz zrealizować z zamkniętymi oczami wykonasz znacznie więcej. Musisz przyznać, że brzmi to całkiem obiecująco. Nie zaszkodzi Ci spróbować, a możesz sprawić, że Twoja nowa produktywność z czasem zaprowadzi Cię do awansu, a co się z tym wiąże, pokaźniejszej wypłaty. Żyć nie umierać.

Kontroluj czas z zegarkiem w (na) ręku

Naucz się wyznaczać czas na realizację poszczególnych tasków – to pomoże Ci znacznie poprawić Twoje wyniki. Sam będziesz zdziwiony, jak podzielenie swojego czasu na interwały wpłynie na efektywność Twojej pracy. Przykładowo, daj sobie pół godziny na załatwienie łatwiejszych zadań, a na te nieco trudniejsze przeznacz dwukrotnie więcej czasu. Nie zapominaj o robieniu sobie przerw, bez których szybko staniesz się wrakiem człowieka. Bez nich Twoja produktywność spadnie na łeb, na szyję i nawet najlepsza organizacja czasu Ci nie pomoże. Nie ma co się zadręczać wyrzutami sumienia, że tych kilkanaście minut, które spędzasz z dala od komputera mógłbyś spożytkować na dokończenie projektu. Już 10 minut przerwy pozwoli Ci zredukować poziom stresu i nieco zresetować mózg. Nawet największy twardziel potrzebuje chwili wytchnienia, która pomaga nabrać nieco dystansu i spojrzeć świeżym okiem na już wykonaną pracę.

No dobra, sikor na pół łapy za kilka kafli traktuje się teraz raczej jako modny dodatek do stylówek, jednak możesz zrobić z niego całkiem dobry pożytek. Pewnie jesteś przyzwyczajony do korzystania z zegarka w telefonie, jednak w ten sposób łatwo stracić poczucie czasu, a przecież chcesz osiągnąć efekt odwrotny. Wyrób sobie nawyk kontrolowania czasu zerkaniem na zegarek na Twojej ręce albo spraw sobie tradycyjny zegarek stojący na biurko. Taki zegarek możesz śmiało potraktować jako ciekawy dodatek do wnętrza swojego biura – jeśli jesteś fanem filmów i seriali spraw sobie tarczę z motywem z „Gry o tron”, „Gwiezdnych wojen” czy „Ricka i Morty’ego”. Dwie pieczenie na jednym ogniu.

Na koniec – myśl perspektywicznie. Staraj się przewidywać następstwa swoich działań. Nigdy nie stój w miejscu i wyznaczaj sobie cele. Zawsze miej z tyłu głowy dobro bliskich, aby móc tak wszystko zaplanować, aby zauważać priorytety. Wiesz, nigdy coś kosztem czegoś. Zdrowa równowaga musi być.

2 thoughts on “Jak znaleźć czas na pracę i przyjemności? Mam kilka wskazówek”

Dodaj komentarz